Сеть на 50 точек в Excel: что ломается первым

До 20 точек таблица работает. Файл лежит на диске, раз в месяц его открывают, вносят выручку, формула считает роялти. Всё понятно и ничего не стоит.

Ломается это не одномоментно. Ниже порядок, в котором обычно отваливаются куски. И что именно теряется на каждом.

Первое: версии файла

Появляется второй человек, который тоже вносит данные. Дальше файл раздваивается: “роялти_август.xlsx”, “роялти_август_финал.xlsx”, “роялти_август_финал_2.xlsx”.

Проблема не в неудобстве. Проблема в том, что счёт франчайзи выставляют из одной версии, а разбираются потом по другой. Расхождение обнаруживается через 2 месяца, когда точка отказывается платить. Восстановить, какая цифра была правильной, уже нельзя.

Второе: отчёты, которые не дошли

Франчайзи присылает выручку в мессенджер, почту, иногда голосом по телефону. 40 точек — сорок разговоров в месяц.

Кто-то не прислал. Заметит это тот, кто сводит таблицу, — если заметит. Обычно в таблице просто остаётся пустая ячейка. Роялти по этой точке не начисляется вовсе. Через полгода при сверке выясняется, что 3 точки не платили с весны, потому что их просто не спросили.

Это и есть самый дорогой сбой: деньги не недоплатили, их не начислили.

Третье: пересчёт задним числом

Точка присылает уточнённую выручку за прошлый месяц. Или сеть меняет ставку с первого числа. Или у одной точки индивидуальные условия, о которых помнит только основатель.

В таблице это делается руками. Каждая такая правка — новая возможность ошибиться. Ошибку никто не поймает: формула считает то, что в ячейке, а не то, что должно было быть.

Отдельный случай — переход на новую схему роялти. Сеть, которая выросла и хочет перейти с процента на ступени, обнаруживает, что для этого надо переписать все формулы и пересчитать историю. Обычно этого не делают и живут со старой схемой ещё год.

Четвёртое: долги становятся невидимыми

Начислено — видно. Оплачено — лежит в выписке банка, в другом файле, у бухгалтера.

Пока точек двадцать, сопоставить можно глазами. На пятидесяти уже нельзя. Вопрос “кто нам должен прямо сейчас” перестаёт иметь быстрый ответ. А это единственный вопрос, ради которого всё и считается.

Собираемость это доля собранного от начисленного. В таблицах её обычно не считают вовсе. Между тем это главный показатель здоровья сети: сеть, у которой собираемость упала с 90 до 60 %, больна, даже если выручка растёт.

Пятое: нет истории

Кто поменял ставку по этой точке? Когда? Почему?

В таблице ответа нет — ячейка хранит только текущее значение. В споре с франчайзи это означает, что доказательств нет ни у кого. Побеждает тот, у кого сохранилась переписка.

Шестое: документы отдельно от всего

Договоры лежат в папке на диске, дополнительные соглашения — в почте, акты — у бухгалтера в 1С. Вопрос “какая ставка у этой точки по действующему договору” требует открыть три места и надеяться, что там актуальные версии.

Когда точек полсотни, кто-то обязательно работает по договору, который истёк полгода назад. Никто об этом не знает.

Что с этим делают

3 варианта, все встречаются.

Нанимают человека. Работает до определённого размера. Дальше человек становится единственным носителем знания о том, как всё устроено. Потом он уходит в отпуск.

Пишут своё. Обычно на базе той же таблицы плюс скрипты. Живёт, пока жив автор скриптов.

Берут готовое. Тут важно, чтобы система умела считать вашу схему роялти, а не заставляла переходить на “стандартную” — ради этого никто не станет менять договоры с франчайзи.

Что проверить в своей таблице сегодня

Три вопроса, ответы на которые должны находиться за минуту:

Какие точки не сдали отчёт за прошлый месяц?
Сколько всего нам должны прямо сейчас и кто именно?
Какая собираемость была в прошлом квартале?

Если хотя бы на один ответа нет, таблица уже не справляется. Просто это ещё не проявилось деньгами.

В Franchise Control эти три ответа лежат на главной странице кабинета. Роялти считается по вашей схеме: из восьми готовых, включая ступени и минимальную гарантию. Документы подтягиваются из 1С или ЭДО, переносить учёт не требуется.